연차휴가 제도 운용방식에서 차이는 있겠지만, 회계연도 기준(매년 1월 1일 연차휴가가 발생하고, 12월 31일까지 사용)으로 연차휴가를 운영하는 회사라면 연말에 연차휴가의 사용을 촉진하고, 연말 시기 등을 고려해 연차휴가 대체제도를 활용해 집단 연차를 사용하는 때도 있다. 

-‘미사용 연차휴가에 대한 금전 보상 의무 면제 제도’
-연차휴가사용촉진... 근로자의 별도 동의가 필요한가?

‘연차휴가 사용 촉진제도’란 사용자(회사)가 근로기준법에 따른 연차휴가 사용 촉진을 했음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 않아 소멸한 경우, 미사용 연차휴가에 대한 금전 보상 의무를 면제하는 제도를 말한다.

근로기준법 제61조에서는 사용자가 연차유급휴가의 사용을 촉진하기 위해 근로기준법 제61조의 조치를 했음에도 불구하고 근로자가 1년간 휴가를 사용하지 아니해 소멸한 경우 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대해 보상할 의무가 없고, 근로기준법 제60조 제7항 단서에 따른 사용자의 귀책 사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다고 정하고 있다. 

연차휴가의 경우 무조건 사용 촉진을 할 수 있는 것은 아니고, 다음과 같이 사용 촉진이 가능한 유형이 있지만, 일부 휴가의 경우 촉진할 수 없다는 점에 유의해야 한다. 
우선, 1년간 80% 이상 출근한 근로자에게 부여되는 연차가나 근로계약 기간이 1년 이상인 근로자가 입사 후 1년 미만 기간에 1개월 개근 시 1일씩 발생하는 연차휴가, 그리고 1년간 80% 미만 출근한 근로자가 그 기간 중 1개월 개근 시 발생하는 연차휴가는 사용촉진 대상이 된다. 

하지만, ① 연차휴가가 발생했으나 업무상 재해, 출산 전후 휴가, 육아휴직 등으로 사용하지 못한 연차휴가, ② 근로계약 기간이 1년 미만인 근로자가 1개월 개근 시 1일씩 발생하는 연차휴가, ③ 취업규칙이나 단체협약에 따라 법정 연차휴가일수를 초과해 부여되는 연차휴가(예: 총 26일이 발생한 경우 25일을 초과하는 1일)의 경우에는 사용 촉진을 할 수 없다. 

연차휴가 사용 촉진 제도는 근로기준법 제61조 규정에 따른 조치를 하게 되면 휴가도 소멸하고, 사용하지 못한 휴가일에 대한 보상(연차수당)할 의무도 면제된다. 반면, 근로기준법에 따라서 촉진하지 않은 경우 등 다음과 같은 경우에는 사용 촉진이 인정되지 않아 사용하지 못한 휴가 일수에 대해 연차수당으로 지급해야 한다. 

첫째, 사용자가 사용 촉진을 했으나 근로기준법 제61조의 요건에 부합하지 않는 경우, 즉 절차적 흠결이 있는 경우이다. 예를 들어, 사용자가 촉진 조치를 서면으로 하지 않은 경우, 사용 촉진을 근로자별로 하지 않고 사내 공고의 방식으로 한 경우, 1차·2차 촉진을 서면으로 했으나, 법에서 요구하는 통보일을 준수하지 않은 경우(예 : 연차 사용기간 만료 6개월 전을 기준을 10일 이내에 해야 하나 이를 준수하지 않은 경우), 1차 촉진 이후 2차 촉진을 하지 않은 경우(1차 촉진 이후 근로자가 사용 시기를 지정하지 않는다면 사용자가 2차 촉진을 해야 하나 하지 않은 경우)이다. 

둘째, 회사가 연차휴가 사용 촉진을 실시했으나 촉진 제도에 의해 연차휴가가 소멸한 것으로 볼 수 없는 경우도 있다. 예컨대, 사용자가 사용 촉진을 실시 했으나 근로자의 퇴직이나 해고, 사업장의 폐업 등으로 근로관계가 종료된 경우라든지, 사용 촉진에 의해 휴가를 사용하기로 한 날에 근로자가 출근했으나 사용자가 노무 수령 거부를 하지 않아 정상적인 근로를 제공한 경우(대법 2019다 279283, 2020년2월27일)가 해당할 수 있다. 

연차휴가 사용 촉진과 관련해, 대법원(2020. 2. 27. 선고 2019다279283 판결)은 근로자가 지정된 휴가일에 출근해서 근로한 경우, 사용자가 ① 노무 수령을 거부한다는 의사를 명확히 표시하지 않았거나 ② 근로자에 대해 업무 지시(출장 등)를 했다면 근로 제공에 따라 사용하지 않은 휴가에 대해 보상할 의무가 있다고 판시한 바 있다. 

고용노동부도 근로기준법 시행 지침을 통해, 사용자가 노무 수령 거부 의사를 명확히 표시하지 않거나 근로자에 대해 업무지시 등을 근로자가 근로를 제공한 경우에는 휴가일 근로를 승낙한 것으로 보아야 하므로 연차휴가 근로 수당을 지급해야 한다고 안내하고 있다.

따라서, 연차 유급휴가 사용 촉진 제도를 활용하고 있는 기업이라면 연차 휴가(지정)일에 '노무 수령 거부 의사(근로자가 출근한 날이 연차휴가 촉진 제도에 따른 사용예정일 또는 회사가 지정한 휴가일이며, 출근할 의무가 없고, 출근하더라도 연차휴가 사용일로 보아 수당 지급도 되지 않는다는 내용 등을 포함)'를 명확히 표시할 필요가 있다. 

노무 수령 거부의 방법 등에 대한 구체적인 판례의 내용은 없지만, 고용노동부 일부 행정해석에서는 ① 근로자의 책상 위에 ‘노무 수령 거부 의사 통지서’를 두거나 컴퓨터를 켜면 ‘노무 수령 거부 의사 통지’ 화면이 나타나도록 할 경우 노무 수령 거부 의사가 표시된 것으로 보아야 한다고 판단한 사례(근로 기준과-351, 2010년 3월22일)가 있다.

다만, ② “사용자(회사)가 이메일로 근로자에게 노무 수령 거부 의사를 통지하는 것은 근로자가 열람했다고 하더라도 내용을 정확히 인지했는지 확인할 수 없어 적절한 노무 수령 거부 의사의 방법으로 적절치 않다.”(근로환경 개선정책과-4271, 2012년 8월22일)라는 행정해석이 있다는 점에서 이메일로 안내할 경우에는 다른 방식도 함께 시행하는 것이 바람직할 것이다. 

예를 들어, 연차휴가 촉진(지정) 일에 출근한 근로자에게 노무 수령 거부 의사를 밝히면서 별도의 '노무 수령 거부 통지서’를 교부하고, 근로자에게 확인 서명 등을 받아두는 것이 좀 더 명확한 방법일 것으로 보인다. 또, 일부 기업의 경우, PC 자체가 켜지지 않거나 회사 시스템 접속 등을 차단하는 방식도 도입돼 운영되고 있다. 

취업규칙이나 단체협약 등으로 사용자(회사)의 일방적인 연차유급휴가 사용 촉진 조치를 금지한 규정을 두었거나 별도로 ‘노사간 합의 또는 협의를 통해 연차휴가 사용촉진 조치를 실시할 수 있다.’라는 등 별도의 절차 규정을 두고 있는 경우가 아닌 한 회사는 근로자의 별도 동의가 없더라도 연차휴가 사용 촉진 조치를 근로기준법에서 정한 바에 따라 실시할 수 있다. 

다만, 그동안 사용하지 않은 연차휴가를 수당으로 지급해 오던 회사가 갑자기 올해부터 연차휴가 사용 촉진 조치를 시행할 것이고, 수당으로는 지급하지 않는다고 일방적으로 통보한다면 소속 근로자들의 반발이 예상된다. 따라서, 별도의 동의 절차가 법적으로는 필요하지 않더라도, 근로자들에게 설명회를 개최해 동의를 얻어 시행하는 등 단계적으로 시행하는 것이 바람직하다.